「この関数どう書くんだっけ」で止まる時間をAIに任せる方法。やりたいことを言葉で伝えるだけで関数式や表整理のたたき台が返ってきます。非プログラマーが実際に使っている手順と、コピペで使える指示の型をまとめました。
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関数名を覚えていなくても、「どのデータで・何をしたいか」を言葉で伝えれば、AIが式のたたき台を返してくれます。人がやるのは「頼み方」と「結果が合っているかの検算」だけ。この2つさえ押さえれば、"関数で止まる時間"はほぼゼロにできます。
このページは、プログラミングをしない人がExcel・スプレッドシートの作業をAIで時短するための実践ガイドです。指示の組み立て方は AIプロンプトの書き方 をどうぞ。
この記事の要点
AIは「関数を代わりに書く相棒」。 覚えるのではなく、頼んで・確かめて使います。
- AIが助けてくれるのは 関数式・エラー原因・データ整形・表のたたき台 の4つ
- コツは 「どのデータで・何をしたいか・どのソフトか」 を言葉にすること
- 式が動かないときは エラーをそのまま貼って直してもらう
- ただし 機密データは入れない／結果は必ず自分で検算する
実体験メモ
プログラミングをしない自分が一番助かったのは、「関数を思い出す時間」がまるごと消えたことでした。以前はVLOOKUPの引数の順番をそのつど調べていましたが、今は「A列の商品名でB列の在庫表から単価を引っ張りたい」と日本語で頼むだけ。返ってきた式を貼って、2〜3行だけ手計算で答え合わせしてから全体に広げます。この"頼む→検算する"の型を覚えてから、集計作業の手が止まらなくなりました。
AIはExcel作業のどこを助けてくれる？
「AIにエクセルを作ってもらう」といっても、丸ごと全自動になるわけではありません。AIが得意なのは、次の4つの”詰まりやすいポイント”です。
| AIが助けてくれること | 具体例 | 人がやること |
|---|---|---|
| 関数式を書く | 「条件に合う行だけ合計したい」→式を提案 | データの列構成を伝える／検算 |
| エラーの原因を調べる | #N/A や #REF! が出た理由と直し方 | エラーと式を貼る |
| データを整形する | 表記ゆれの統一・分割・並べ替えの手順 | 何をどう整えたいか伝える |
| 表のたたき台を作る | 「経費管理表の項目を提案して」 | 使う項目を選ぶ・数字を入れる |
ポイントは、AIは「式や手順のたたき台」を出すのが得意で、最終的に数字が合っているかの判断は人がやるという役割分担です。ここを混同して”AIの式をそのまま信じる”と、集計ミスに気づけません。
AIとの役割分担の考え方は、AIで仕事を時短する始め方 でも実体験ベースでまとめています。
「やりたいこと」を言葉にする＝AIに関数を作らせる指示の型
関数をAIに作らせるとき、うまくいく人と、的外れな式が返る人の違いは「頼み方」だけです。次の4点を入れると、そのまま使える式が返りやすくなります。
| 入れる要素 | 書く内容 | 例 |
|---|---|---|
| ① ソフト | ExcelかGoogleスプレッドシートか | 「Excelで」 |
| ② データの並び | どの列に何があるか | 「A列に日付、B列に金額」 |
| ③ やりたいこと | 何を求めたいか | 「今月分だけ合計したい」 |
| ④ 出力先 | どのセルに入れるか（任意） | 「D1に入れる式で」 |
関数を作らせる基本の型（コピペ可）
#ソフト：Excel（または Googleスプレッドシート）で使います。 #データの並び：A列に〔 〕、B列に〔 〕があります（1行目は見出し）。 #やりたいこと：〔 〕を求めたいです。 #お願い：そのまま貼り付けて使える式を1つ教えてください。式の意味と、どのセルに入れるかも一言添えてください。
この型のいいところは、関数名を1つも知らなくても頼めることです。「VLOOKUPを使って」と指定する必要はなく、やりたいことを書けばAIが適切な関数を選んでくれます。指示文の組み立て方をもっと深く知りたい場合は AIプロンプトの書き方 が土台になります。
💡 いつも同じ形式の表を扱うなら、指示のたたき台を作れる プロンプトビルダー で”頼み方”のひな形を用意しておくと、毎回書く手間が減ります。
よくある場面別・指示例
「こういうとき、どう頼めばいい？」をよくある4場面でまとめました。式は必ずご自身のデータで検算してから使ってください（構文の一般例です）。
1. 別の表から値を引っ張ってくる（VLOOKUP / XLOOKUP）
頼み方：Excelで使います。A列に商品コード、B列に商品名の一覧（別シート「マスタ」）があります。今のシートのA2に入れた商品コードに対応する商品名を、B2に表示する式を教えてください。
AIが返す式の一例（Excelの一般的な構文）：
=VLOOKUP(A2, マスタ!A:B, 2, FALSE)新しめのExcelなら、より安全な XLOOKUP を提案されることもあります。どちらが自分の環境で動くかは、少数のデータで試すと分かります。
2. 条件に合う行だけ数える・合計する（COUNTIF / SUMIF）
頼み方：A列に地域、B列に売上があります。地域が「東京」の行だけ、売上を合計する式を教えてください（Excel）。
一例：
=SUMIF(A:A, "東京", B:B)件数を数えたいときは =COUNTIF(A:A, "東京") のように頼めば、同じ考え方で返ってきます。
3. 条件で表示を分ける（IF）
頼み方：C列の点数が70以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」とD列に表示する式を教えてください（Excel）。
一例：
=IF(C2>=70, "合格", "不合格")「3段階にしたい（80以上はA、70以上はB…）」のように条件を増やしたいときも、そのまま日本語で追加で頼めば、IFS などを使った式に直してくれます。
4. 文字列をつなぐ・整える（&演算子 / TEXTJOIN）
頼み方：A列に姓、B列に名があります。間に全角スペースを入れてC列にフルネームを作る式を教えてください（Excel）。
一例：
=A2 & " " & B2複数のセルを区切り文字でつなぎたいときは TEXTJOIN を提案されることもあります。「表記ゆれ（半角/全角、スペース）を統一したい」といった整形も、AIに手順を聞くと具体的なやり方が返ってきます。
返ってきた式が動かないとき：エラーをそのままAIに貼って直す
AIの式が一発で動かないことはよくあります。そんなときの一番速い直し方は、エラーの内容と式をそのままAIに貼り戻すことです。
エラー修正の頼み方（コピペ可）
教えてもらった式
〔式をそのまま貼る〕を入れたら〔#N/A などのエラー表示〕が出ました。 実際のデータは A列＝〔 〕、B列＝〔 〕です。原因と、直した式を教えてください。
よくあるエラーの目安：
| 表示 | 起きやすい原因 |
|---|---|
| #N/A | 探している値が見つからない（表記ゆれ・余分なスペース） |
| #REF! | 参照していたセルや列を削除した |
| #VALUE! | 文字と数値が混ざっている |
| #DIV/0! | 0や空欄で割り算している |
原因を自分で特定できなくても、症状（エラー表示）を伝えれば切り分けはAIが手伝ってくれます。ただし直った式も、もう一度少数のデータで結果を確かめてから全体に広げるのが鉄則です。
スプレッドシート／自動化へ広げる考え方（非プログラマーが実際にやった範囲）
関数に慣れてくると、「毎回この集計を手でやるのが面倒」という段階が来ます。ここから先は、Googleスプレッドシートや自動化（GAS＝プログラムで作業を自動化する仕組み）の出番です。
実体験：どこまで自分でできたか
プログラミングをしない自分でも、AIに「やりたいこと」を日本語で伝えながら、スプレッドシートの定型集計を自動化する小さな業務ツールを自作できました。関数だけでは手作業が残る部分を、AIに書いてもらったコードで置き換えていく流れです。とはいえ、いきなり自動化に飛ぶのではなく、まずは関数で「手で確認できる範囲」を固めてから広げたのが、挫折しなかった理由でした。ここは体験談で、誰でも同じ結果になると保証するものではありません。
広げるときの順番の目安：
- 関数で解決できるかをまず考える（多くはここで足りる）
- 毎回同じ手作業が残るなら、その手順を言葉で書き出す
- 書き出した手順をAIに渡し、自動化のたたき台を作ってもらう
- 小さく試して、結果が正しいか必ず確認してから使う
「関数で足りるのに自動化に手を出す」と、かえって手間が増えます。手作業が繰り返し発生して初めて自動化を検討する、くらいがちょうどよい距離感です。まずは基本操作の ChatGPTの使い方 に慣れ、関数から少しずつ広げていくのが安全です。
機密データを入れない・結果は必ず自分で検算する
ここが一番大切です。便利だからこそ、入れてはいけないものと必ずやることを守ってください。
- 入れない：顧客名・個人情報・社外秘の売上や単価など。列の構成（「A列＝日付、B列＝金額」）だけ伝えれば、多くの場合そのままの数値がなくても式は作れます。
- 置き換える：どうしても例が必要なら、架空のダミーデータにする。
- 必ず検算する：AIの式は”それらしく見えて間違っている”ことがあります。少数のデータで手計算と突き合わせ、合ってから全体に広げる。
- 会社のルールに従う：生成AIの業務利用ルールがある職場では、それを最優先します。
機密の扱いと検算の考え方は AIを仕事で使うときのセキュリティ で詳しくまとめています。合わせて読むと安心です。
AIの答えは、あくまでたたき台。最終的に「この数字を信じてよいか」を決めるのは、いつも人の側です。
まとめ：関数で悩む時間をゼロに
- AIが得意なのは 関数式・エラー原因・データ整形・表のたたき台 の4つ。
- コツは 「どのデータで・何をしたいか・どのソフトか」 を言葉にすること。関数名は覚えなくてよい。
- 動かないときは エラーをそのまま貼って直してもらう。
- ただし 機密データは入れない／結果は必ず自分で検算する。
Excel時短チェックリスト
- ソフト（Excel／スプレッドシート）を伝えた
- どの列に何があるかを書いた
- やりたいことを日本語で具体的に書いた
- 返ってきた式を少数データで検算した
- エラー時は表示と式をそのまま貼って直してもらった
- 顧客名・社外秘の数字を貼っていない
指示の組み立て方は AIプロンプトの書き方、基本操作は ChatGPTの使い方、時短の実体験は AIで仕事を時短する始め方、機密と検算は AIを仕事で使うときのセキュリティ をどうぞ。全体像は AI活用 完全ガイド、スキルとして伸ばす道筋は AIスキルでキャリアアップ も参考に。カテゴリ一覧は AIノウハウ へ。
関連記事：AIプロンプトの書き方 完全ガイド。
よくある質問（FAQ）
AIにExcelの関数を作ってもらうには、どう頼めばいいですか？
「何のデータで・何を求めたいか」を言葉で伝えるのがコツです。たとえば『A列に商品名、B列に金額があります。商品名が「りんご」の行だけ金額を合計する式をExcelで教えてください』のように、列の位置・条件・使うソフト（Excelかスプレッドシートか）を書くと、そのまま使える式が返りやすくなります。返ってきた式は自分のデータで必ず検算してください。
AIが出した関数がエラーになります。どうすればいいですか？
エラーの表示（#N/A、#REF! など）と、貼り付けた式、実際のデータの並びをそのままAIに伝えて『このエラーの原因と直し方を教えて』と頼むのが早いです。多くはセル範囲のズレ、全角スペース、参照先の削除が原因です。直した式も、もう一度自分の目で結果を確かめてから使います。
ExcelとGoogleスプレッドシートで、AIへの頼み方は変わりますか？
基本は同じですが、関数名や記法が一部違うため『Excelで』『Googleスプレッドシートで』とどちらか明記してください。明記しないと、片方でしか動かない式が返ることがあります。スプレッドシートにはQUERYやARRAYFORMULAなど独自の関数もあるので、ソフト名を伝えるほど的確な式になります。
会社の売上データをそのままAIに貼り付けても大丈夫ですか？
顧客名・個人情報・社外秘の数字は貼らないのが安全です。列の構成（例：A列＝日付、B列＝金額）だけ伝えれば、多くの場合そのままの数値がなくても式は作れます。どうしても例が必要なときは、架空のダミーデータに置き換えて頼みましょう。会社のルールがある場合はそれに従ってください。
関数がわからない初心者でも、AIを使えば表計算はできますか？
できます。関数名を覚えていなくても『やりたいこと』を日本語で書けば、AIが式の候補と、どのセルに入れるかまで説明してくれます。ただしAIの式が必ず正しいとは限らないため、少ないデータで試して結果が合っているかを確かめる習慣をつけると安心です。